株式会社ウエスタンカンパニー

手作業による見積書作成の課題

お客様とのやり取りの中で、見積書を発行する場面は頻繁にあります。当社ではこれまで、クラウド会計サービス「freee」の画面上で見積書を手作業で作成していました。

• 明細・単価・税率を1件ずつ画面に手入力する
• 税抜金額の1,000円単位の丸めや値引きの端数を手計算する
• 宛名・件名・見積日・有効期限を毎回カレンダーを確認しながら設定する

こうした手作業には、転記ミスや記載漏れのリスクが常につきまといます。また、作成手順が担当者の頭の中にしかない「属人化」も課題でした。転記ミスの起きにくい仕組みを求めて、AIによる自動化に取り組みました。

Claudeによる見積書自動生成の仕組み

構築したのは、Anthropic社のAI「Claude」に「見積もりを作って」と伝えるだけで、freeeの正式な見積書が発行される仕組みです。処理の流れは大きく3つのステップに分かれます。

カスタムスキルで手順とルールを定義

見積書の作成手順、宛名などの固定値、金額の丸めルールといった約束事は、Claudeの「カスタムスキル」としてあらかじめ定義しています。見積作成の依頼を引き金にこのスキルが発動し、Claudeがルール一式を読み込んだうえで作業を始めるため、誰がいつ依頼しても同じ品質の見積書が出来上がります。

会話履歴から明細を組み立てる

明細のもとになるのは、Claudeとの会話履歴です。お客様から修正依頼を受けた際、その内容についてClaudeと相談しながら作業を進めているため、「この修正の見積もりを出して」と依頼するだけで、やり取りの文脈から作業項目を自動で組み立ててくれます。過去の見積もりと比較して「前回より作業量が多いため金額を増やす」といった調整案もClaude側から提示されます。

freee請求書APIへの連携

Claudeが組み立てた明細はJSON形式（システム間でデータを受け渡すためのテキスト形式）に変換され、スクリプトを通じてfreee請求書API（外部プログラムからfreeeを操作するための接続窓口）へ送信されます。これにより、画面操作を一切行わずに見積書の発行までが完了します。

安全に運用するための工夫

自動化で心配になるのが「誤った内容の見積書がそのまま発行されないか」という点です。この仕組みでは、次の2つの工夫で安全性を確保しています。

• 税計算・1,000円丸め・有効期限などの機械的な処理は自動で補完し、人が手計算しない
• 発行前に必ず内容と金額の最終確認を挟み、承認を得てからAPIへ送信する

AIに任せる部分と人が判断する部分を明確に分けることで、スピードと正確性を両立しています。

よくある質問

この仕組みを社内で発表した際に寄せられた質問を、2つ紹介します。

会話履歴とはSlackなどのチャット履歴のこと？

いいえ、チャットツールの履歴ではなく、開発作業の中でClaudeとやり取りしているターミナル上の会話履歴です。お客様からの依頼内容をClaudeに伝えて修正方針を相談する、という普段の作業の延長で見積作成まで依頼できる点がポイントです。

見積金額はどうやって決まる？

過去の見積実績を参考に、Claudeが「前回の類似案件はこの金額だったので今回も同程度」「今回は作業範囲が広いため多めに」といった調整を加えた一次案を提示します。最終的な金額は必ず人が確認・承認して確定します。

まとめ

Claudeとfreee請求書APIの連携により、見積書作成の手入力・手計算をなくし、転記ミスや記載漏れを防げるようになりました。発行前の承認フローを組み込むことで、自動化のスピードと運用の安全性を両立しています。

当社では、AIを活用した業務効率化やAPI連携システムの構築に関するご相談を承っております。お気軽にお問い合わせください。